Workflow Automation
Tự động hóa quy trình theo mô hình trigger, điều kiện, hành động; đặt cổng kiểm duyệt, xử lý lỗi và ghi log có kiểm soát.
- Mô tả workflow theo trigger, điều kiện, hành động
- Chọn việc nên và không nên tự động hóa
- Đặt cổng kiểm duyệt của con người và xử lý lỗi
Workflow automation là nối các bước lặp lại thành quy trình tự chạy. Mọi workflow đều có ba phần: trigger (điều gì khởi động), điều kiện (khi nào thì làm), hành động (làm gì). Các công cụ dạng kéo thả như n8n, Make, Zapier (tên chỉ để mô tả, không liên kết) hoặc mã tự viết trên Workers đều theo mô hình này.
| Trigger | Điều kiện | Hành động |
|---|---|---|
| Có lead mới từ form | Nhu cầu = nhãn dệt và số lượng lớn | Tạo lead trong CRM, gán người phụ trách B2B, nhắn thông báo nội bộ |
| Lead ở trạng thái "Đã báo giá" quá 3 ngày | Chưa có phản hồi | Nhắc người phụ trách gọi lại (không tự gửi tin cho khách) |
| Khách đăng ký nhận tài liệu | Đã đánh dấu đồng ý nhận email | Thêm vào chuỗi email chào mừng |
| Cuối mỗi tuần | Luôn chạy | Tổng hợp số lead theo nguồn gửi cho quản lý |
Chuỗi tác vụ có cổng kiểm duyệt
- Brief chiến dịch (con người viết).
- AI gợi ý khung nội dung và vài phương án headline.
- Cổng duyệt 1: người phụ trách kiểm chứng số liệu, tuyên bố sản phẩm, quyền dùng hình ảnh.
- Dựng trang tĩnh, chạy kiểm tra tự động (liên kết hỏng, tốc độ, khả năng tiếp cận).
- Cổng duyệt 2: kiểm tra pháp lý, chính sách quyền riêng tư, thông tin liên hệ.
- Xuất bản lên môi trường thử, kiểm tra trên điện thoại thật.
- Cổng duyệt 3: phê duyệt cuối trước khi xuất bản chính thức.
- Theo dõi số liệu; lưu phiên bản để có thể quay lại khi cần.
Nên tự động hóa
- Chuyển dữ liệu giữa form, CRM, email
- Nhắc việc nội bộ
- Báo cáo định kỳ
- Kiểm tra kỹ thuật lặp lại
Nên giữ con người quyết định
- Đăng nội dung công khai do AI viết mà chưa duyệt
- Gửi tin nhắn quảng cáo cho người chưa đồng ý
- Báo giá, cam kết với khách
- Trả lời khiếu nại
Bài tập thực hành
Thiết kế 3 workflow cho dự án của bạn theo bảng trigger, điều kiện, hành động. Với workflow xuất bản nội dung, lập chuỗi 8 bước và đánh dấu 3 cổng bắt buộc con người duyệt.
Gợi ý: Bắt đầu với việc bạn đang làm thủ công nhiều nhất mỗi tuần. Hỏi: nếu bước này chạy sai, hậu quả với khách là gì? Hậu quả lớn thì cần cổng duyệt.
- Mỗi workflow có đủ trigger, điều kiện, hành động
- Có nhánh xử lý lỗi và người chịu trách nhiệm
- Có ít nhất 3 cổng duyệt trong quy trình xuất bản
- Chỉ chuyển dữ liệu cá nhân tối thiểu qua dịch vụ bên ngoài
Kiểm tra kiến thức
- Thiết kế, nội dung, SEO
- Trigger, điều kiện, hành động
- Email, SMS, Zalo
- Nguồn, kênh, chiến dịch
Xem đáp án
B. Trigger, điều kiện, hành động — Mọi workflow khởi động bởi trigger, kiểm tra điều kiện và thực hiện hành động.
- Chuyển lead từ form vào CRM
- Đăng nội dung công khai do AI viết
- Tổng hợp báo cáo tuần
- Nhắc việc nội bộ
Xem đáp án
B. Đăng nội dung công khai do AI viết — Nội dung công khai có thể chứa tuyên bố sai hoặc vi phạm; cần người kiểm chứng trước khi đăng.